Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la DGD MJZ, placé sous l’autorité de la Directrice du musée de l’Homme et de son Adjoint, l’assistant(e) a pour mission d'assurer la gestion courante et la vie de site et de coordonner la gestion des espaces du Musée.

Gestion courante vie de site :

• Suivre et mettre à jour les agendas et/ou calendriers liés à la direction du Musée de l’Homme et à la vie institutionnelle du musée.
• Organiser les réunions et/ou les prises de rendez-vous. Transmettre les informations aux différents services.
• Synthétiser l’information sous forme de documents utiles à la coordination des services (préparer les supports de réunions et en faire les comptes-rendus)
• Rédiger des courriers, traiter le courrier et filtrer les appels téléphoniques.
• Coordonner les processus liés à la vie du site comme l'intégration des nouveaux arrivants, la sortie lors des départs, la gestion des stocks de fournitures ou la gestion de cartes (cantine, ICOM...), l'organisation des séminaires ou des moments de convivialité. Etablir et mettre à jour les fiches process associée
• Piloter la réunion hebdomadaire d’exploitation du site
• Préparer les missions et les notes de frais de la Direction

Gestion des espaces :

• Être l’interlocuteur/trice principal(e) pour coordonner, effectuer les réservations et transmettre les informations liées à l’organisation et aux espaces utilisés lors d’un événement auprès des différents services notamment les services de la location d’espace, des expositions, des collections, de la régie, du service logistique, de la direction et des équipes de recherche.
• Informer et transmettre le calendrier des évènements aux services concernés tels que le service des expositions, la régie de l’auditorium, la sécurité, l’accueil et la billetterie et, le cas échéant, les services financier et administratif.
• Piloter l'organisation d'évènements internes non compris dans la programmation culturelle du Musée (colloques, séminaires, soutenances de thèse) ou des projets liés à la gestion des espaces.
• Piloter et mener à son terme le projet de mise en place d'un outil de réservation de salles au Musée de l'Homme.

Profil recherché

• BTS d’assistanat de direction ou cursus en gestion de projets culturels ou management d’institutions culturelles
• Capacité rédactionnelle et de synthèse
• Réactivité, rigueur, fiabilité, autonomie et sens de l’organisation
• Maitrise des logiciels bureautiques
• Discrétion 

Information(s) complémentaire(s)

Venez rejoindre un établissement chargé d’histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d’une grande variété de métiers et d’activités, le Muséum vous propose d’intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.

Le contrat

Localisation : Musée de l'Homme

Contrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorie B ou C ou CDD de droit public de 2 ans renouvelable à partir du 1er février 2025

Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels

Les avantages

Remboursement de 75% des frais de transport en commun et forfait mobilités durables (vélo ou covoiturage)

Télétravail possible jusqu’à deux jours par semaine après 4 mois d'ancienneté selon le poste

Restaurant d'entreprise 

Prise en charge partielle de votre mutuelle selon conditions

Un comité social et une association sportive et culturelle

Accès illimité aux sites de l’établissement avec invités