Contexte du recrutement et définition de poste

CONTEXTE

La direction générale déléguée aux collections (DGD-C) contribue aux activités de la mission du Muséum en termes de recherche, d’enseignement, d’expertise et de diffusion. Elle collecte, conserve, signale, communique et valorise, sur place et à distance, l’ensemble des collections naturalistes et documentaires de l’établissement (67 millions de spécimens et 2 millions de publications et d’archives).

Elle emploie environ 200 personnes réparties en 2 directions (collections naturalistes, bibliothèques et documentation) et 5 délégations transversales (aux mouvements et acquisitions, à l’innovation numérique, à la conservation et la restauration, aux explorations scientifiques et aux infrastructures de recherche sur les collections). 

Le secrétariat général administratif (SGA) de la DGD-C est composé de 14 personnes de catégorie A, B et C réparties en 5 équipes (finances, RH, logistique, informatique, secrétariat) localisées sur 2 sites du Jardin des Plantes. Il exerce des missions d’appui transverse et d’aide au pilotage pour l’ensemble de la direction générale.

Sous l’autorité de la secrétaire générale administrative, le/la gestionnaire administratif(ve) est affecté(e) au secrétariat général administratif de la DGD-C. Au sein du secrétariat il/elle est chargé(e) de contribuer à la gestion administrative des activités de la délégation des explorations scientifiques.

A ce titre, il/elle travaille en lien étroit avec les chargés de projet, la déléguée, les ensembles de collections et les chercheurs qui contribuent au projet de la délégation des explorations

Activités

• Participation à la gestion administrative dans le cadre des projets : suivi des demandes de devis ; gestion des commandes en lien avec l’équipe logistique et l’équipe finances
• Appui aux missionnaires dans le cadre des missions de groupe : constitution des dossiers et saisie des demandes de déplacements dans la plateforme de voyage Notilus ; réservations
• Alimentation et mise à jour des bases de données de suivi de projets
• Contribution à l’alimentation des tableaux de bord
• Suivi des stocks du matériel d’explorations scientifiques
• Soutien à l’organisation d’évènements en lien avec l’assistante de direction de la direction générale déléguée
• Soutien aux activités du secrétariat général administratif (SGA) de la DGD-C.

Profil recherché

Formation : Secrétariat, gestion administrative

Compétences :

• Connaissance de l’environnement scientifique et universitaire
• Bonne capacité rédactionnelle
• Rigueur, fiabilité, capacité à rendre compte
• Autonomie, sens de l’organisation et du respect des délais
• Bonne qualités relationnelles, sens du travail en équipe
• Bonne maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Power Point, et de la culture Internet
• Langue anglaise si possible
• Permis B

Information(s) complémentaire(s)

Venez rejoindre un établissement chargé d’histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d’une grande variété de métiers et d’activités, le Muséum vous propose d’intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.

Le contrat

Localisation : Jardin des plantes

Déplacements à prévoir

Contrat : CDD de droit public de 18 mois à pourvoir le 1er janvier 2025

Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels

Les avantages

Télétravail possible jusqu’à deux jours par semaine après 4 mois d'ancienneté selon le poste

Restaurant d'entreprise

Prise en charge partielle de votre mutuelle

Un comité social et une association sportive et culturelle

Accès illimité aux sites de l’établissement avec invités